国际会议-国际交流处
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www.ca753.com-ca753亚洲城-ca88亚洲城官网举办国际会议的

暂行管理办法

国际会议是开展国际学术交流的重要形式。学校鼓励召开高层次、高水平的国际学术会议。为加强对我校举办国际会议的管理,规范申办程序,根据外交部、财政部、教育部等上级有关部门文件精神,结合我校实际,制定本暂行管理办法。

适用本办法的国际会议是指:由www.ca753.com-ca753亚洲城-ca88亚洲城官网主办或承办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等以及双边会议和国际合作项目的工作会议。会议正式代表(不含工作人员)中,参会的国际及港澳台地区代表人数达到或超过正式代表人数的三分之一。

一、举办国际会议应当遵循的原则

(一)申请审批,严格执行国际会议的申请审批规定。

(二)预算管理,应当科学、规范、合理地编制和申报国际会议经费预算,严格控制会议规格和规模。

(三)符合惯例,应当根据国际惯例对等接待外方参会人员。

二、举办国际会议的申报程序

(一)凡举办国际会议的申请须一事一报。

(二)国际会议一般应提前6个月以上申请。由会议承办学院领导班子研究同意后,填写《www.ca753.com-ca753亚洲城-ca88亚洲城官网举办国际会议申请表》(另附);经科学技术研究院、人文社会科学研究院、学科建设处等审核,经国际合作与交流处认定为国际会议的申请,其经费预算须财务处审核同意;各部门审核完成后,由学院提交国际合作与交流处并由国际合作与交流处行文经分管校领导批准后上报省级主管部门。

(三)申请报告应包括的内容

1.会议中、英文全称及简称,主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称。

2.会议的主题、议题、组委会的主要成员。

3.举办会议的必要性、预期目的以及已具备的条件。

4.举办会议的时间、地点、规模(中、外、港澳台学者人数)、日程安排。

5.提供拟邀请的国外及港、澳、台地区代表的名单、职务、职称、单位等信息,台湾地区代表需提供个人简历及会议论文提纲。

6.作为主办、合办、协办或委托筹办单位和经费资助单位的境外组织的背景等材料。

7.会议原则上不安排会议考察,如会议需要安排专业性质的考察,要写清楚线路并说明专业考察的范围及地区。

8.会议经费预算及其来源,并附相关证明材料。

9.其他需要特别说明的情况。

(四)会议申请经省有关主管部门正式批准后,举办单位应积极开展各项筹备工作。

(五)如正式邀请参加国际会议的海外代表需要办理签证,承办单位须在会前2个月填写《www.ca753.com-ca753亚洲城-ca88亚洲城官网外籍专业人员入境申请表》(另附)报送国际合作与交流处,由国际合作与交流处统一向省级主管部门申办其来华签证事宜。

三、举办国际会议的注意事项

(一)会议所需经费由举办单位自筹解决。举办国际会议应厉行节约。经费使用应根据财政部《关于印发在华举办国际会议经费管理办法的通知》(财行【2015371号)或国家更新出台的管理办法,严格执行会议预算开支项目、标准、金额,不得擅自改变会议资金用途。

(二)原则上不得跨地区、跨系统举办国际会议。

(三)原则上不邀请未建交国家人员出席会议。如有特殊需要,须事先通过国际合作与交流处报江苏省外办审批。未经批准,不得擅自邀请或对外协商邀请重要外宾来访。

(四)原则上不邀请外国记者和外国驻华使、领馆人员参加会议,如需要,则须专案报批。

(五)确定会议议题、准备会议材料、国内代表发言以及会议期间安排的参观考察活动,均不得违反国家有关政策规定。

(六)原则上不得实行固定年会或与外方轮流开会机制,不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议。

(七)一切涉外事宜,均应事先与国际合作与交流处沟通,以便及时请示报告,妥善处理。

四、国际会议总结

(一)会议结束后,承办单位要认真总结经验,按提纲要求在1个月内写出书面总结,分别送交国际合作与交流处和科学技术研究院、人文社会科学研究院。

(二)会议总结包括的主要内容:

1.会议名称、规格、时间、地点,会议主(承)办单位及与会人数,参加会议代表主要来自的国家和地区。

2.会议发表和交流论文篇数,尤其是我校学者参加会议和发表论文的情况及学术水平基本评价。会议是否获得有较大或重大学术价值的学术论文或信息。

3.会议涉及的学科领域国际学术发展动态,主要研究领域的重大进展和主攻方向,重点研究方法和新技术现状及动向,国外未来重点发展的研究领域、前沿课题等。

4.就我校相关学科领域发展战略、亟待加强扶持的研究方向、如何跟踪和赶上该学科国际水平等问题提出建议。

5.会议存在的问题及今后的努力方向。

(三)承办单位必须将有关会议始末的全套材料(包括会议通知、名册、提交论文、批文及有关会议的录音、录像、照片及会标、会议报道等有保存价值的材料),于1个月内搜集、整理完毕,送国际合作与交流处归档。

五、本规定自发布之日起实施。宁师外(2009)第151号文关于下发《www.ca753.com-ca753亚洲城-ca88亚洲城官网关于举办国际学术会议的管理办法》的通知同时废止。本规定由国际合作与交流处、财务处在各自职能范围内负责解释。




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